Shadow IT: la minaccia silenziosa che sfugge al controllo dell’azienda

In un contesto sempre più digitalizzato e decentralizzato, la vera vulnerabilità della sicurezza informatica aziendale non è sempre un hacker esterno, ma spesso è l’utente interno inconsapevole. Il fenomeno dello Shadow IT — l’uso di tecnologie, software o servizi non autorizzati — sta diventando uno dei principali fattori di rischio per le organizzazioni di ogni dimensione. Ma quanto lo conosciamo davvero? E come si può gestire in modo intelligente?

Cos'è lo Shadow IT? 

Shadow IT è tutto ciò che viene utilizzato fuori dal radar del reparto IT. Parliamo di strumenti, applicazioni, servizi cloud o dispositivi che i dipendenti scelgono autonomamente, senza passare per una validazione ufficiale.

Il problema? Questi strumenti non sono controllati, non sono aggiornati secondo le policy di sicurezza aziendali, e spesso espongono dati sensibili senza che nessuno se ne accorga.

Succede più spesso di quanto pensiamo. In un'azienda, ad esempio, un gruppo di lavoro ha iniziato a usare una piattaforma gratuita per la gestione dei task. Nessuno l’aveva approvata, ma era comoda, intuitiva, e funzionava bene. Peccato che quella piattaforma non cifrasse i dati, e in poco tempo i contenuti di progetto sono finiti su server non sicuri. 

Perché accade?

Questa è la parte interessante: quasi mai lo Shadow IT nasce da intenzioni malevole. Le persone lo fanno per lavorare meglio, più velocemente. Spesso è un segnale di frustrazione: "il sistema aziendale è lento", "non abbiamo lo strumento adatto", "non voglio aspettare giorni per un'approvazione".

Insomma, chi usa strumenti esterni non vuole danneggiare l’azienda, vuole solo lavorare con meno attriti. Ma lo fa a scapito della sicurezza, della tracciabilità dei dati e, in certi casi, anche della legalità (basti pensare alle normative come il GDPR).

Quali sono i veri rischi?

I rischi dello Shadow IT sono molto concreti. Eccone alcuni:

• Perdita o furto di dati: se i documenti passano per app non protette, finiscono esposti.
• Malware e ransomware: applicazioni non controllate possono essere infette o vulnerabili.
• Violazioni di legge: ad esempio, se si trasferiscono dati personali su piattaforme non conformi al GDPR.
• Confusione organizzativa: dati sparsi su troppi strumenti diversi rendono difficile avere una visione d’insieme, collaborare e restare efficienti.

E c’è di peggio: lo Shadow IT spesso non viene nemmeno rilevato, quindi quando succede qualcosa… è impossibile capire dove intervenire.

Cosa si può fare?

La soluzione non è vietare tutto. Bloccare strumenti e chiudere porte non serve a nulla se non si ascoltano i bisogni reali delle persone. Ecco un approccio più intelligente:

1. Parlare, ascoltare, capire

Perché il tuo team sta usando strumenti non approvati? Qual è il problema con quelli ufficiali? Spesso basta migliorare la UX o rendere più veloce l’accesso a certe app.

2. Fornire alternative valide

Se l’IT offre strumenti agili, sicuri e funzionali, le persone non avranno motivo di cercare altrove. L’obiettivo è rendere la via sicura anche la più comoda.

3. Formare con esempi reali

Molti non sanno che WeTransfer gratuito, ad esempio, non protegge i file né garantisce dove vanno a finire. Serve cultura digitale, spiegata bene e con casi concreti.

4. Usare strumenti di monitoraggio intelligenti

Non serve spiare nessuno, ma esistono tecnologie che aiutano a capire quali applicazioni vengono usate, dove finiscono i dati e quando intervenire.

5. Essere flessibili

Un’azienda moderna non può controllare tutto, ma può guidare le scelte con policy chiare e processi rapidi per approvare nuovi strumenti. L’IT non deve dire solo “no”, ma anche “sì, a queste condizioni”.

Lo Shadow IT è un segnale, non ignorarlo

Quando in un'azienda emerge lo Shadow IT, non è solo un problema di sicurezza, è anche un sintomo: forse le persone non si fidano dell’IT. Forse gli strumenti interni sono percepiti come un ostacolo invece che un supporto. In quel caso, non serve solo un firewall: serve ripensare al modo in cui si lavora, si comunica, si costruisce fiducia.

Lo Shadow IT non si può eliminare del tutto, ma si può gestire. Serve trasparenza, dialogo e la volontà di creare un ambiente in cui tecnologia e persone lavorino davvero insieme.